أدوات تحليل وتصميم النظم-الجزء الاول

تُضيف الحاسبات الإلكترونية قدرات هائلة لنظام المعلومات المحاسبية تزيد من فعاليته وقدرته على الاستجابة للمتطلبات المتغيرة والمتزايدة للمستخدمين.
على الوحدات الاقتصادية الاستفادة من التطورات التقنبة السريعة في البيئة المحيطة بها حتى تضمن استمرارها وبقاءها في مجال المنافسة.
تتطلب الاستفادة من التطورات التقنية ضرورة دراسة النظم الحالية إما لتطويرها وتحسينها أو لتغييرها واستبدالها بنظم أخرى.
تبدأ خطوات دراسة النظم باتفاق كل من الإدارة ومستخدمي نظام المعلومات ومحللي النظم على أهداف التغييرات المقترحة وكذلك الاتفاق على احتياجات كل من الإدارة ومستخدمي النظام من المعلومات التي يجب أن يخرجها التغيير المقترح.
ضرورة دراسة وتحليل النظام الحالي لتحديد ما هو متاح من امكانيات وموارد للإستفادة منها في تصميم التعديلات المقترحة في هذا النظام أو اقتراح نظام جديد.
تُستخدم المقابلات الشخصية وقوائم الإستبيان للحصول على كثير من المعلومات عن النظام الحالي كما تُوجد أدوات أخرى هامة يُمكن استخدامها في عمليات تحليل وتصميم وتوثيق وتقييم ومراجعة نظم المعلومات المحاسبية مثل خرائط التدفق وجداول القرار وخرائط جانت.
خرائط التدفق Flowcharts:
هي رسم تصويري بإستخدام مجموعة من الرموز المتعارف عليها دولياً.
يُوضح بيانياً تدفق البيانات والمعلومات وتتابع العمليات والأنشطة داخل نظام المعلومات.
تُعتبر من الأدوات الأساسية لمحللي ومصممي النظم لأنها تُقدم صورة عن النظام الذي يتم دراسته بما يُمكن من فهمه وتحليله وتقييمه وإعادة تصميمه إذا لزم الأمر. كما أنها تُستخدم لتوثيق تفاصيل أنشطة النظام مؤيدة بالحقائق الخاصة بهذه التفاصيل بمه يُحقق الغرض الذي أُعدت الخريطة من أجله.
هناك العديد من أنواع خرائط التدفق المستخدمة عملياً في تحليل وتصميم النظم إلا أن أهمها وأكثرها استخداماً هما خرائط تدفق النظم Systems Flowcharts وخرائط تدفق البرامج Programs Flowcharts.

خرائط تدفق النظم Systems Flowcharts:
تُركز خريطة تدفق نظام معلومات معين على التصوير البياني المنطقي لكيفية العمل وتتابع الأنشطة داخل هذا النظام من خلال الربط بين كل عناصر النظام بما في ذلك المدخلات والمخرجات وخطوات التشغيل وطرق ووسائل تخزين البيانات والمعلومات وإجراءات الرقابة المطبقة في نظام المعلومات. تُعتبر هذه الخرائط من أكثر أدوات تحليل النظم استخداماً للأسباب التالية:
يكون الوصف التصويري البياني بإستخدام رموز نمطية معروفة عالمياً أكثر فعالية وأسهل وأفضل وسيلة لتوصيل رسالة معينة من الوصف الشفهي أو الوصف الكتابي لنفس الرسالة.

تُركز خرائط تدفق نظام المعلومات المحاسبية على الأجزاء الرئيسية التي تُهم مستخدم الخرائط وتتضمن العناصر الأساسية لتشغيل العمليات داخل نظام المعلومات المحاسبية.

تُوضح خريطة تدفق النظم الأفراد والأقسام والإدارات التي تقوم بتنقيذ الأنشطة المختلفة داخل نظام المعلومات ، ومدخلات ومخرجات كل نشاط ، والمقر النهائي لمخرجات النظام.

رموز خرائط التدفق:
هناك حاجة ملحة إلى استخدام رموز نمطية موحدة في إعداد هذه الخرائط نتيجة لزيادة أهميتها كوسيلة للإتصال.
زادت أهمية استخدام هذه الرموز نظراً لزيادة نمو وتعقيد نظم التشغيل الآلي للبيانات.
تُصنف هذه الرموز إلى أربعة مجموعات هي:
1) مجموعة الرموز الأساسية
2) مجموعة الرموز الخاصة بالمدخلات والمخرجات
3) مجموعة الرموز الخاصة بالتشغيل
4) مجموعة الرموز الإضافية

أولاً: مجموعة الرموز الأساسية:
هي الرموز المقابلة للوظائف الأساسية في تشغيل البيانات وهي رموز المدخلات والمخرجات والتشغيل والتدفق والملاحظات التفسيرية.
ثانياً: الرموز الخاصة بالمدخلات والمخرجات:
هي الرموز الخاصة بتمثيل وظائف إدخال البيانات وإخراج المعلومات وكذلك الوسيلة أو الوسيط الذي تُسجل عليه البيانات والمعلومات
.ثالثاً: الرموز الخاصة بالتشغيل:
وتختص بتمثيل وظائف التشغيل بالإضافة إلى تحديد النوع المعين من العمليات الذي يجب تنفيذه على البيانات.
رابعاً: الرموز الإضافية:
وهي الرموز التي تُستخدم لتوضيح الخريطة وجعلها أكثر ملاءمة لإظهار العمليات بصورة متكاملة.